通过减少浪费来削减成本

鉴于当今的经济不确定性，许多公司都专注于降低或至少控制成本的方法。他们的方法通常基于通过预算机制控制成本的传统观念。“让我们找到削减预算的地方，并迫使经理利用该预算来节省开支。”通常，最容易减少支出的领域是我们喜欢称之为 “自由裁量权” 的领域，例如旅行、培训和研发（R&D）。或者，假设由于某些员工比其他员工 “更好” 或工作效率更高，裁员会提高员工的平均生产率，公司可能会对人员进行全面裁员。

这种以预算为导向的方法是明智的，可以让中层管理人员自由裁量权。它并不能决定削减哪些旅行或训练，而是委托最了解自己所在领域的经理做出艰难的决定。尽管如此，它为财务部门提供了可预测性；他们知道将削减多少支出，并且可以对投资者和公众保持透明。

这种管理成本的方式也有一些缺点。在知识工作中，裁掉 “生产力最低” 的员工毫无意义，因为在知识工作中，生产力不再是最佳衡量标准。在一个包容、多元化和归属感的世界中，我们假设每位员工都能为工作带来独特而有价值的东西。再次由最熟悉这些价值特征及其对团队绩效的影响的经理做出决定。至少权力下放可以考虑到每位员工的真正影响。

这也提出了一个问题，那就是为什么会有支出。据推测，它在创造业务业绩方面发挥了重要作用；我们希望它能获得积极的投资回报。如果你对员工进行培训，那么培训不是自由选择的，因为你认为培训会带来成果。如果你认为将团队聚集在一起或让他们拜访客户可以带来正的投资回报，那么旅行就不是自由裁量的。而且，如果你的公司打算创新、推出新产品或开发更好的流程，研发当然不是自由决定的。如果不打算获得丰厚的回报，那么这些支出本来就不应该被允许。

尽管如此，我们必须削减支出并迅速采取行动。可以说，基于预算的方法可以有效地和可预测地实现这一目标。但是，也许还有其他思维模型可供我们节省成本。我认为，通过在价值交付过程中寻找浪费来实现精益是一种经常被忽视的方法，它更符合数字时代的理念。它可能有短期成本（例如，通过自动化来减少重复的手动步骤），但很快就会产生永久性的，而且重要的是可以扩展的节省。

根据我的经验和观察，我可以建议一些可能包含浪费的业务领域。许多大型组织在监督和风险管理实践中积累了浪费。作为联邦政府的首席信息官，我经历了一个极端的例子。也许这还不如撰写87份文档、进行11次审核以及为每项软件计划协调22名批准者那么糟糕，但是许多公司依靠放慢脚步和广泛规划作为管理风险的主要方式。如今，通过快速迭代、测试、反馈和学习，通常可以做得更好。更精简、更灵活的方法可以减少浪费的开销并提供更好的控制。但是风险管理实践往往是相互依存的。增加更多的风险管理流程通常是不容置疑的。

分析瘫痪也是同样常见的浪费来源。决策通常只能在必要信息的一定百分比的情况下做出；收集和分析更多数据的收益越来越少。会议通常是浪费的来源，尤其是状态和签到会议，其目标可以通过其他方式实现。你可能不会考虑这些削减成本的真正机会，但是如果有机会浪费员工的时间，那么腾出时间用于更具生产力的用途可能会对利润产生真正的影响。

在美国公民及移民服务局（USCIS），我喜欢的一项工作是将我们所有的努力（以及成本）分为两类：与实际亲自创造有价值的产品相关的工作，以及通过提供监督、管理和降低风险来 “观察” 创作的努力。我并不是说这些功能不是必需的，但是在 做事 和 观看 之间有什么合理的平衡？观察类别（说实话，现在）包括从状态会议的时间到项目管理、承包商管理、文档、合规执法、顾问，以及——好吧，也许我们应该将管理层包括在内。再说一遍，并不是说这些功能不是不必要的功能，而是做与观看之间的比例不应该不平衡；可能有机会使这些监视功能变得更精简。通过自动执行许多合规执法活动，简化文件并消除多余的控制，我们在移民局取得了惊人的成绩。

自动化是一个更广泛的机遇领域。在 IT 领域，我们有时指的是辛勤工作——没人喜欢做的重复性体力劳动。工作应该自动化，让员工腾出时间做更有成效的工作。自动化甚至可以用自动执行政策取代手工官僚主义（我 关于官僚主义的 书 中的一个重要主题 ），取代看门和繁文寡断。

作为减少浪费的候选领域，这些只是你可能忽视的几个领域。您的组织中可能还有更多。精益制造、精益六西格玛等技术可用于发现和消除浪费。我喜欢将这些领域视为与您的日常业务活动平行的价值流，即将合规性和降低风险作为其产品的价值流。即使是将精益实践作为其运营核心部分的制造公司也可能忽视这些其他价值流。

如今，通过精简流程来降低成本尤为重要，原因有很多。首先，对速度的需求。精益实践可消除浪费，从而缩短交货时间。第二，需要长期增长。在当前的经济环境结束时，以使公司难以扩大规模的方式削减成本是不好的。Leanness 具有可扩展性；它可以改善单位经济性，提高公司的灵活性和增长潜力。

当前的经济危机将过去；众所周知，经济有周期。从某种意义上说，我们的未来充满危机。随着我们颠覆步伐的加快，公司领导者注定会不断面临危机般的情况。有战争、流行病、供应链问题、通货膨胀、新技术、新法规和地缘政治挑战。领导者必须应对不确定性——有时是通过削减成本——但也必须发展业务。确保所有流程（包括涉及合规性、监督和管理的流程）都精益化是实现一切的一种方式，即降低成本 和 增加潜力。

有时，通过预算机制削减成本是有效的、快速的... 也是必要的。但是，我们应该更广泛地研究在不影响价值交付和竞争优势的情况下管理成本的方法，即利用节俭来支持和推动增长的方法。